Asjaajamisjuhised

Dokumente võib vallavalitsusse tuua isiklikult, saata posti  või e-posti teel (digitaalselt allkirjastatuna).

 

Lihtsaim viis on kodust lahkumata saata kiri vallavalitsuse üldelektronposti aadressile: vallavalitsus@rakverevald.ee (nõutav digiallkiri). Paberil avaldusi, taotlusi, märgukirju jm dokumente võetakse vastu valla kantseleis (tuba 3) või vastava valdkonnaga tegeleva ametniku juures. Kõik vormikohased blanketid on leitavad vasakpoolsest menüüst Blanketid.

 

Dokumendi avamisel kontrollitakse adressaadi õigsust, allkirjade ja lisade olemasolu. Vastavate rekvisiitide puudumisel tehakse selle kohta märge dokumendile ja informeeritakse saatjat. Dokumendiga saabunud ümbrikku hoitakse dokumendi juures vaid siis, kui saatja aadress on märgitud ainult ümbrikule või on vajalik säilitada postitemplit.

 

Kui dokumendi täitmine ei kuulu vallavalitsuse kompetentsi, edastatakse dokument 5 päeva jooksul koos kaaskirjaga õigele adressaadile ja informeeritakse sellest kirja autorit. Erandiks on kohtu poolt valel aadressil saadetud dokumendid, mis hävitatakse ja teatatakse sellest saatjale.

 

Igal ametnikul on tööalaseks kasutamiseks oma e-postiaadress, mis on avalikustatud veebilehel: kontaktid. Ametnikul on kohustus igal tööpäeval lugeda oma e-posti saabunud teateid. Puhkuse ja muu äraoleku ajaks võimaldab ametnik asendajale juurdepääsu oma e-postile või seab automaatse puhkuseteavituse.

 

Alates 1. jaanuarist 2013 on asutuses kasutusel elektrooniline dokumentide haldamise keskkond DELTA, kus registreeritakse iga päev saabuvad ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, teabenõuded, lepingud, õigusaktid jm dokumendid. Dokumendiregistris registreeritud piiranguta dokumentidele on avalik juurdepääs valla veebilehe kaudu.