Isikuandmete töötlemine

25.05.16

Isikuandmeteks on igasugune teave, mis võimaldab konkreetset inimest tuvastada: nimi, pilt, sõrmejäljed, perekonna andmed, elu- ja töökoht jne. Tundlikumaid andmeid loeb seadus delikaatseteks andmeteks (usulised ja poliitilised veendumused, tervise ja seksuaalelu andmed jne). Delikaatsed isikuandmed on loetletud isikuandmete kaitse seaduse §-s 4.

 

Isikukoodid ei kuulu delikaatsete isikuandmete alla. On oluline teada, et isikukoodid on tavalised isikuandmed ja nende kasutamisele ei ole seatud rohkem piiranguid kui näiteks inimese nime või sünniaja kasutamisele.

 

Statistilisi andmeid, mille põhjal ei ole võimalik isikut üheselt tuvastada, ei loeta isikuandmeteks. Samuti ei käsitleta isikuandmetena ettevõtete ja asutuste kohta käivaid andmeid.

 

Andmete töötlemiseks nimetatakse igasugust andmetega tehtavat toimingut, mis võib hõlmata andmete kogumise, salvestamise, korrastamise, säilitamise, muutmise, juurdepääsu võimaldamise, päringute teostamise, väljavõtete tegemise, kasutamise, edastamise, ristkasutamise, ühendamise, üleandmise, sulgemise, kustutamise või hävitamise. Toiming ei sõltu teostamise viisist või kasutatavatest vahenditest, st andmeid võib koguda ja töödelda nii paberkandjal kui elektrooniliselt.

 

Eraelulise teabe hoidmine

 

Asutuse töö käigus koguneb erinevaid isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Näiteks, kui meile saadetakse selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue või ollakse haldusmenetluse osapooleks. Samuti võib isikuandmeid sisaldada teiselt asutuselt saabunud kiri.

 

Kõik meile saabunud ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse internetipõhises dokumendiregistris Delta, kuhu märgitakse seadusest tulenevad või asutuses kehtestatud juurdepääsupiirangud. Ilma juurdepääsupiiranguta dokumendid on nähtavad Rakvere valla avaliku teabe portaalis, kus kuvatakse dokumentide metaandmed ehk registreerimiseks vajalikud andmed (pealkiri, kuupäev, registreerimisnumber, dokumendi liik, saatja/saaja nimi jm). Digitaalselt saabunud avalikel dokumentidel on kõigile nähtav ka dokumendi sisu.

 

Isikuandmeid ning eraelulist teavet ja delikaatseid isikuandmeid sisaldavaid dokumente loetakse juurdepääsupiiranguga dokumentideks ja neile avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Eraisikutega peetava kirjavahetuse juurdepääsupiirangute alused on ära toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

 

Isikuandmete kogumisel ja töötlemisel lähtume minimaalsuse põhimõttest, ehk teisisõnu piirdume sellega, mis on vajalik andmete  kasutamise eesmärgi saavutamiseks.

 

Teistele isikutele andmete edastamine

 

Isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Juhul, kui peame Teile vastamiseks kolmandatelt isikutelt järelepärimisi tegema, avaldame isikuandmeid üksnes hädavajalikus mahus. Juhul, kui Teie kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle õigele adressaadile ja teavitame Teid sellest.

 

Juhul, kui soovitakse Teie juurdepääsupiiranguga kirjavahetusega tutvuda, siis vastava taotluse saamisel selgitame välja, kas

· küsitud dokumenti saab välja anda,

· kas seda saab teha osaliselt või täielikult.

 

Juurdepääsupiirangust sõltumata väljastame dokumendi ja/või piiratud juurdepääsuga isikuandmed edastame üksnes asutusele või isikule, kellel on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus, vandeadvokaat) ja põhjendatud vajadus.

 

Dokumentide säilitamine

 

Rahvusarhiiv on hinnanud vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid ning protokollid arhiiviväärtusega dokumentideks. Neid dokumente säilitame alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi.

 

Rahvusarhiiv ei võimalda dokumentidele, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, juurdepääsu avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel.

 

Õigus enda andmetega tutvuda ning nõuda ebaõigete andmete parandamist

 

Inimesel on õigus nõuda:

· teavet selle kohta, mis andmeid ja milleks tema kohta kogutakse ja kasutatakse

· ebaõigete isikuandmete parandamist

· õigusvastase isikuandmete kogumise, kasutamise ja avaldamise lõpetamist.

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Lähtume selles riikliku statistika seadusest (§ 28, lg 6) ja isikuandmete kaitse seadusest (§ 19).

 

Kui Te küsite meilt juurdepääsupiiranguga isikuandmeid, peame veenduma taotleja isikusamasuses. Väljastame andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Andmete väljastamise eest paberil võime alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest. (Alus: avaliku teabe seadus  § 25 lg 2)

 

Kaebuste esitamine

Rakvere  Vallavalitsuse toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

Toimetaja: MARGIT MITT